Time sheets are a method that companies use to calculate the time each employee spends on projects, tasks or with customers. Data from a time sheet is collected and then used to process wages, as well as bill customers.

Surprisingly, many companies still use traditional timesheets that require manual data entry. As a result, this makes the data collection, accounting and payroll processes long and complicated. More recently, companies have begun to discover the many benefits digital timesheets bring to their businesses, prompting them to make the switch.

How can a digital time sheet for hourly employees improve your business? In this article, there are 7 reasons why you should also consider switching.

Hur är en digital tidrapport bättre?

1. Enkel åtkomst på flera enheter

Med tanke på att en digital tidrapport är molnbaserad kan du och dina anställda komma åt rapporterna från vilken enhet som helst, oavsett om det är en smartphone eller en dator. En internetbaserad digital tidrapport har också ofta en mobilapp som anställda kan använda för att mata in data i realtid, oavsett om de är på plats eller på kontoret.

Med tanke på denna tillgänglighet kommer företag som har en stor del av sin personal som arbetar på distans att dra nytta av en digital tidrapport för timanställda.

2. Kan extrahera data för rapporter lättare

Till skillnad från traditionella tidrapporter som kräver att du gräver ned dig i pappersarbete med tidsanteckningar, kan digitala tidrapporter enkelt och snabbt extrahera all data du behöver för att generera underlaget du behöver. Ännu bättre, vissa digitala tidrapporter har funktionen att automatiskt skapa rapporter, vilket sparar dig tid, som kan spenderas i andra aspekter av din verksamhet.

3. Sänker kostnad och tid

Med en digital tidrapport kommer belastningen på administrativ personal att lättas avsevärt. Hur är detta möjligt? Tidrapportappen automatiserar godkännanden när anställda klockar in och klockar ut. Dessutom förenklar den också processer för ledighetsförfrågningar, såväl som periodiseringar av ledighet. Dessutom, om du väljer en digital tidrapport som också integrerar både HR och löner, kommer din administrativa personal att spendera mindre tid på administrativt arbete, vilket i slutändan också sparar pengar.

4. Lätt att anpassa och utöka för nya medarbetare

Företag har ett varierande antal anställda och olika arbetssätt. Därför är skalbarhet och anpassningsbarhet avgörande för alla digitala tidrapporter. Med en digital tidrapport kan du anpassa vad specifika team i din arbetsstyrka kan se och redigera.

Du kan till och med enkelt delegera specifika uppgifter genom tidrapporten. När dina arbetslag växer kan du enkelt lägga till fler arbetare på arbetsbladet genom att uppgradera ditt konto på din valda programvara. 

5. Integration till andra affärsfunktioner

De flesta digitala tidrapporter kan integreras med andra affärsfunktioner som lön och redovisning i programvaran. Med detta kan små företag med en mindre arbetsstyrka överge behovet av en revisor och därmed spara kostnader.

För stora företag kan detta bara göra sådana affärsfunktioner snabbare, men det är värt det och kommer till och med att åstadkomma bättre noggrannhet och transparens.

6. Förbättrad datanoggrannheten

Unlike manual time sheets that require your employees to guess or remember the time they spent on a task, a digital time sheet provides more accuracy, as your employees can clock in and out while the software calculates the time spent accurately.

The same can be said for money paid as the accuracy of time entry also provides transparency. No one feels cheated; everyone gets what they worked for, and the work is properly attributed.

7. Detect and act on patterns quickly

With a digital timesheet, you can easily gain insights into the patterns your employees are working with – when they resume work and if anyone has worked overtime. With this, adjustments can be made and solutions can be offered to any irregularities in the workflow.