Hur du väljer det bästa ärendehanteringssystemet för dina behov

Visste du att företag med automationsprogram är 33% mer benägna att ha en positiv och mer produktiv arbetsmiljö? Programvara för digital ärendehantering är ett av de automationsverktyg som kan fullkomligt förändra en verksamhets effektivitet. Det finns så många olika typer av ärendehanteringssystem (helpdesk) att det kan vara svårt att veta vilket som fungerar bäst för dina behov ー oavsett om du behöver ett ärendehanteringssystem för kundtjänst eller ett annat område.

Men oroa dig inte, vi finns här för att hjälpa dig! Vi har sammanställt 7 tips som hjälper dig att hitta det bästa ärendehanteringssystemet för ditt företag. 

1. Överväg alla dina alternativ

När du letar efter det bästa ärendehanteringssystemet är det lätt att fastna för ett alternativ.

Men det finns flera olika företag där ute som erbjuder bra lösningar, så begränsa dig inte genom att fokusera på bara en! Gör en lista över olika programvarutyper som tilltalar dig och börja titta på varje alternativ individuellt.

Överväg även att skapa en lista över för- och nackdelar för varje lösning. Detta hjälper dig att avgöra vilken programvara som är bäst för ditt företag. När du har gjort en lista över potentiella alternativ är det dags att jämföra var och en. Så här gör du:

1. Skriv ner namnet på varje program och alla funktioner du gillar.
2. Gör en andra kolumn och skriv ner alla negativa saker.
3. Jämför dem och välj vilken som har fler positiva egenskaper än negativa.

2. Gör din research

Gör bara en enkel Google-sökning efter ”recensioner av bästa ärendehanteringssystemet” så kommer du att hitta alla typer av användbara källor.

Dessa webbplatser kan ge dig information som kostnaden för programvaran, vad folk gillar med den och vem som använder den. Naturligtvis vill du också se till att programvaran fungerar för dina specifika behov innan du fattar ett beslut.

Läs igenom alla recensioner du kan hitta, både bra och dåliga. Det kommer att ge dig massor av information om vad du kan förvänta dig om du väljer den programvaran. Du kommer också att kunna se saker som demoinspelningar eller skärmdumpar av det faktiska användargränssnittet.

3. Se om någon du känner använder den typen av programvara

Ibland är det bästa sättet att ta reda på hur bra en viss mjukvara är att fråga någon som använder den.

Kontakta kollegor eller andra företag som du är ansluten till på sociala medier och se om de har erfarenhet av ärendehanteringssystemet sedan tidigare. Ta reda på vad de gillar och inte gillar med det. Folk är ofta glada över att få dela med sig av sina erfarenheter om du bara frågar.

Att ställa rätt frågor hjälper dig att få ut det mesta av dina konversationer. Här är några bra frågor som du kan ställa:

• Vilken typ av programvara använder du?
• Hur länge har du använt den?
• Vad gillade du med den när du började använda den?
• Har något förändrats sedan dess?
• Vad gillar du inte med programvaran?
• Vad tycker andra i ditt företag om programvaran?
• Finns det något som skulle förbättra din upplevelse?

Du kan också överväga att fråga om de har haft några positiva eller negativa erfarenheter av teknisk support. Ibland är inte ens det bästa ärendehanteringssystemet perfekt. Så att veta att ett företag är lyhört när något går fel är mycket viktigt.

4. Undersök företaget

Det är viktigt att lära dig så mycket du kan om företaget som erbjuder varje typ av program för digital ärendehantering.

Du kan göra detta genom att titta på deras webbplats, sidor på sociala medier eller blogg. Du vill veta hur länge de har varit i verksamheten, vilka certifieringar de har och om det finns några rapporter om dataintrång eller virus på deras programvara.

Tyvärr har dock varje företag några negativa recensioner.

Så vad gör du om du hittar något negativt när du undersöker ärendehanteringssystemet? Det är upp till dig om det kommer att påverka ditt beslut om att använda deras programvara eller inte. Du kan också överväga att prata med företaget och fråga dem om vad som hände eller

undersöka andra alternativ.

5. Be dina kollegor om hjälp

Du kan också få mycket bra information genom att fråga dina kamrater vilket ärendehanteringssystem de använder och varför.

Kanske har de provat flera alternativ och kan ge dig en inblick i deras beslutsprocess. Du kanske till och med kan komma i kontakt med några personer som använt ditt företags system framgångsrikt tidigare och ta del av deras erfarenheter.

Människor som redan har förändrat sitt ärendehanteringssystem kan vara en bra informationskälla och du kan få alla möjliga användbara tips från dem.

6. Ha en reservplan

Om du är på jakt efter ett nytt ärendehanteringssystem, ha alltid en reservplan. Anta inte bara att det kommer att fungera perfekt för ditt företag utan att testa det först.

Sätt upp en tillfällig version av ditt gamla ärendehanteringssystem och testa sedan det nya innan du fattar några slutgiltiga beslut. På så sätt vet du att systemet kommer att fungera smidigt för ditt företag när du väl gör bytet.

7. Gör bytet

Det är viktigt att ha tålamod med alla program som du byter till. Du kanske upptäcker att det tar lite tid för dig och dina anställda att vänja sig vid det.

Men när du väl känner dig bekväm kan denna mjukvara för molnärendehantering bli en integrerad del av ditt företags affärspraxis och hjälpa till att öka produktiviteten.

Det kan ta lite tid att hitta rätt ärendehanteringssystem (helpdesk) för dig, men processen är värt det i slutändan.